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ERP- Software richtig auswählen!

Immer mehr Unternehmen werden mit der Thematik ERP konfrontiert und Entscheidungsträger kommen in die Situation eine entsprechende Lösung für das Unternehmen auszuwählen. Die schnelle technologische Entwicklung, die steigende Zahl der Anbieter und auch die permanenten Marktveränderungen machen die Evaluierung der unterschiedlichen Systeme und damit die Entscheidung nicht einfach.

Die grundlegenden bzw. allgemeinen Vorteile von solch ganzheitlichen Lösungen werden schnell deutlich. Unternehmensprozesse in den Geschäftsbereichen lassen sich wirkungsvoller steuern und kontrollieren und bewirken bei stetig wachsenden Anforderungen eine sichtbare Senkung der Kosten.

Anschaffung und Einführung eines ERP- Systems kann zu einem sehr beachtlichen und nicht unerheblichen Investment führen.

Daher ist eine sorgfältige Recherche- und Analysetätigkeit der Lösungen sowie der jeweiligen Anbieter von großer Bedeutung. Da Konsolidierungen und Insolvenzen den Markt in der IT- Branche geradezu prägen, sind Kriterien der Investitionssicherheit genau zu betrachten und bewerten. Die reine Unternehmensgröße des Softwareherstellers, ist dabei nicht mehr das wichtigste Kriterium. Neben den aussagekräftigen Betriebskennzahlen, sind Unternehmensform, Referenzen, Erwartungswerte, Infrastruktur, technologische Basis des Systems mindestens genauso wichtig, wie Funktionalität, Skalierbarkeit, Systemarchitektur und Anpassbarkeit (Flexibilität). Die Plattformunabhängikeit nimmt ebenso eine wichtige Stellung ein.

Produktpräsentationen der unterschiedlichsten Hersteller und Anbieter, sowie Testversionen und Modelle verschaffen einen guten Überblick und tragen unterstützend zur Selektion bei.

Bei unserem Fallbeispiel, das wir im Zuge dieses Projektes bearbeiten, werden wir ebenso solche Produktvorstellungen in Form von Präsentationen sehen. Natürlich möchten wir nicht nur diese als Grundlage unserer Entscheidung heranziehen, sondern möchten unseren Entschluss durch Befragungen und Erfahrungsrecherchen bestärken und mehr Aussagekraft verleihen.

Wie schon erwähnt, ist dieser Auswahlprozess genauestens zu überlegen, deshalb gibt es wiederum Softwarelösungen die diesen Prozess unterstützen sollen und die Auswahl leichter machen. Als Beispiel ist die Firma Trovarit zu nennen, die mit ihrem IT- Matchmaker das Auswahlverfahren einfacher und strukturierter angehen.

In der folgenden Abbildung kann man die Projektschritte einer Software- Auswahl mit diesem Tool erkennen:

Letztlich sind nicht nur Dinge wie: Useability, Preis, Umfang entscheidend, sondern auch welche Systeme Konkurrenz, Lieferanten, Partner und Kunden verwenden. Denn mit ERP2 werden auch andere Stakeholder berücksichtigt. Eine Kompatibilität ist hier sehr vorteilhaft und rundet den Gedanken einer ganzheitlichen Softwarelösung erst richtig ab.

Natürlich ist auch hier zu beachten in wie weit das Sinn macht und ob die Kosten dem Nutzen entsprechen.

Unser Unternehmen

Wir haben uns dazu entschlossen, ein mittelständiges Unternehmen auszuwählen, im deutschsprachigen Raum d.h. auch Deutschland, denn in Österreich würde ein Unternehmen mit 1500 Mitarbeitern bereits zu einer Großen Unternehmung zählen.

Kurzes Unternehmensvorstellung:

• mittelständiges Unternehmen
• Hersteller von Verpackungsmaterial für die Kosmetikindustrie (z.B.: Parfumflakons, Deoroller, Schampooflaschen…)
• ca. 1500 Beschäftigte weltweit
• Produzierende Betriebe: Deutschland, Polen, China, Tschechien
• Verkaufsbüros: Frankreich, England und USA
• Umsatz pro Jahr ca. 100 Mio. Euro
• Aufgabenbereiche: CAD- Konstruktionen, Labortätigkeiten, Ingenieurarbeiten, Mechanik- und Instandhaltungsarbeiten, Mechatroni arbeiten…

In der folgenden Abbildung ist ein mögliches Organigramm für die Firma Glasdesign zu sehen:

Dieses Unternehmen umfasst selbstverständlich eine Vielzahl von unterschiedlichsten Geschäftsprozessen und Aufgabenfeldern, welche im Zuge unseres Projektes bei weitem nicht abgedeckt werden können. So werden wir uns auf die elementaren Kernprozesse beschränken und uns an Beispielprozessen orientieren. Den im Vordergrund dieses Projekts, steht die Systematik und Herangehensweise einer solchen Softwareauswahl und nicht die Vollständigkeit eines konkreten Falls.

Am 20. 12.2006, kurz vor unseren wohlverdienten Weihnachtsferien, besuchte uns Herr Latschenberger Martin von der SAP.

Allgemein:

Herr Latschenberger informierte uns über:

• SAP AG (Unternehmenstrukturen)
• SAP-Lösungen (Business-ONE, All-in-One)
• Die Zukunft von ERP-Systemen aus Sicht von SAP (Enterprise Services)
• SAP Österreich
• Lösungen von SAP-Partnern (z.b. Microsoft mit DUET, Adobe,…)

Schlussfolgerung:

SAP informierte z.B. über ihre jahrelang ausgearbeiteten Prozesse zur Verbesserung von ihrem ERP-System ( eine eigene Abteilung die sich nur mit rechtlichen Änderung der Buchhaltungsgesetze in jeweiligen Ländern beschäftigt). Diese und noch weitere Faktoren wie „Best-Practise“-Prozesse, Internationale Unternehmensstrukturen oder Zukunftssicherheit machen SAP zu stärksten Anwärter im Rennen um das ERP-System für GlasDesign.

Bereich: Personalwesen

Titel: Personalbedarfsplanung

Beschreibung: Ermittlung wie viele Mitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation zu einem künftigen Zeitpunkt gebraucht werden.

Use Case Diagramm

Beteiligte: Verkauf, Personalabteilung

Prozesszweck:

• Der Verkauf beschafft einen Aufträge, Personalbedarfsplanung plant zu welchem Zeitpunkt wie viele Mitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation eingestellt werden müssen , um den Auftrag in vorgegebner Zeit abwickeln zu können.

Input:

• Auftrag vom Verkauf

Output:

• Auftrag zur Personalbeschaffung(Menge von Personal, zu welchem Zeitpunkt)

Bereich: Personalwesen

Titel: Personalentwicklung

Beschreibung: Personal kann sich bei einem Problem rat auf einer Plattform(Intranet) holen, in der andere Mitarbeiter Hilfestellung geben, und zugleich alles dokumentiert wird für andere Mitarbeiter gleiche Probleme Stellung.

Use Case Diagramm

Beteiligte: Personal

Prozesszweck:

• betroffenes Personal beschreibt Problem, anderes Personal die Problem schon kennen helfen.

Input:

• ein Mitarbeiter hat ein Problem

Output:

• Mitarbeiter kann wieder weiter arbeiten

Bereich: Personalwesen

Titel: Personalbeurteilung

Beschreibung: Abteilungsleiter habe die Möglichkeit, Mitarbeiter zu bewerten um somit eine bessere Möglichkeit zur Findung der Gehaltstuffe.

Use-Case-Diagramm

Beteiligte: Abteilungsleiter, Personalabteilung

Prozesszweck:

• Abteilungsleiter beurteilt Personal, fällt Personal negativ auf so kann schneller agiert werden (Mitarbeitergespräch).

Input:

• Abteilungsleiter Beurteilt das ihm zugeteilte Personal

Output:

• Mitarbeiter haben eine Motivation die von ihnen verlangte Leistung zu erbringen.

Bereich: CRM
Titel: Auftragsabwicklung
Beschreibung: Abfolge von notwendigen Aktivitäten zur vollständigen Bearbeitung eines Kundenauftrages. Kontakt-, Anfrage- und Angebotsbearbeitung, Auftragsfortschrittskontrolle, Projektabschlußrechnung, Lieferungsbearbeitung und Fakturierung,

Use-Case-Bild

Prozesszweck:

• Dient dem Abschluss von Aufträgen

Input:

• Informationen von der Produktion
• Informationen vom Rechnungswesen
• Daten von Kundenbetreuung/Support

Output:

• Abgeschlossener Auftrag

Bereich: CRM
Titel: Angebotserstellung
Beschreibung: Definition von „strategisch“ wichtigen Referenzkunden (z.B. für Sonderkonditionen), Bonitätsauskunft, Machbarkeitsprüfung bei Sonderwünsche, Wirtschaftlichkeit bei Sonderkonditionen, Erfassung von Zuständigkeiten und Zeitplänen

Use-Case-Bild

Prozesszweck:

• Dient der Gernergierung individueller Angebote für verschiedenste Kunden.

Input:

• Daten von Kundenbetreuung/Support
• Adressen der Neukunden

Output:

• Massgeschneiderte Angebote für Kunden

Bereich: Neukundengewinnung
Titel: Beschaffung von Adreßmaterial,
Beschreibung: Adreßmaterial um neue Kunden anzusprechen und für unsere Produkte zu begeistern.

Use-Case-Bild

Prozesszweck:

• Dient der Gernergierung von Umsätzen und Vertriebsmarge durch dier Erhöhung des Kundenstammes

Input:

• Daten von Gewinnspielen, Mailinglisten…

Output:

• Adressen welche für einen Erstbesuch bzw. einer Produktpräsentation dienen

Bereich: Design
Titel: Auftrag über neue Prduktlinie
Beschreibung: Neudesignte Produkte werden an die Produktion weitergeleitet

Use-Case-Bild

Prozesszweck:

• Freigabe neuentwickelter oder verbesserter Produkte zur Produktion

Input:

• Neue Idee, neues Design
• CAD – Zeichnung

Output:

• Daten über notwendige Veränderungen an den Produktionsmaschinen

Bereich: Design
Titel: Veränderung bestehender Designs
Beschreibung: Bereits erfolgreich vermarktete Designs werden verändert und weiterentwickelt

Use-Case-Bild

Prozesszweck:

• Verbesserung vorhandener Produktdesigns
• Ableitung vorhandener Designs auf neue Produkte

Input:

• Vorhandene Designs
• Ergebnis der Produktbewertung
• Ideen der Designabteilung

Output:

• Neues oder verbessertes Produkt